La Administración Electrónica es una nueva forma de entender la Administración Pública y relacionarse con ella. Así, podría definirse como el uso de las tecnologías informáticas y el conocimiento (TIC) para mejorar los procesos internos de gobierno y los servicios públicos que ofrecen las Administraciones Públicas el gobierno tanto a los ciudadanos como a la industria.
Aunque no se trate del mismo concepto, habitualmente la puesta a disposición de mecanismos de tramitación electrónicos en los que se basa la Administración Electrónica, implícitamente conllevan la implementación de Oficinas sin Papeles en las organizaciones, dado que, en gran parte, se prescinde de la gestión de documentos en papel, ya que éstos son aportados a través de canales telemáticos.
Así, el objetivo de la Administración electrónica, podría basarse en buscar el cumplimiento de los siguientes puntos:
- Por una parte, ofrecer un canal telemático a los ciudadanos y empresas que les permita llevar a cabo los trámites administrativos correspondientes con el organismo, sin necesidad de acudir de forma presencial al mismo. No sólo es ofrecido este canal para la presentación de solicitudes, sino cualquier acto administrativo de notificación será llevado a cabo mediante el mismo canal.
- Por otra parte, garantizar una tramitación totalmente electrónica dentro de la propia entidad, evitando la utilización del papel físico y convirtiendo de esta manera los organismos, en Oficinas Sin Papeles.
A modo de resumen, la Administración Electrónica no es más que trasladar aquellos conceptos o componentes que habitualmente son manejados en los procedimientos administrativos españoles definidos de forma tradicional, a unos nuevos en los que se hace uso de aquellos componentes o elementos tecnológicos que los facilitan.
Los Beneficios de la Administración Electrónica
La Administración Electrónica genera una serie de beneficios, tanto para los ciudadanos o empresas que hacen uso de los servicios prestados como para las propias organizaciones o entidades que disponen los mismos, siendo algunos tangibles y otros intangibles.
Para los usuarios del servicio:
- Oficinas virtuales abiertas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días al año.
- Ahorro de tiempo y coste en desplazamiento a las oficinas presenciales de los diferentes organismos para poder realizar trámites administrativos. Desde un punto de vista de empresas, se reducen de esta manera las tasas de absentismo laboral.
- Posibilidad de conocer el estado de un expediente de tramitación de forma instantánea y sin desplazamiento alguno, accediendo directamente al sitio web del organismo.
Para los prestadores del servicio:
- Mejora de la imagen que el ciudadano tiene de la institución al evitar al mismo la necesidad de hacer colas o perder tiempo para realizar trámites.
- Disponer de una versión unificada del servicio. La gran dispersión de información disponible en muchos procedimientos hace imposible el disponer de una visión unificada del estado del servicio en su globalidad, a no ser que la información se trate de forma electrónica. Para ello, el contar con un tramitador electrónico era el primer paso para a continuación poder tratar la información en él contenida (número de expedientes, estado de los mismos, requerimientos, etc.) y poder centralizarlo en un cuadro de mandos unificado. Al disponer de la información en formato electrónico, es más sencillo obtener informes o reportes en los que se recojan los indicadores clave de negocio que se hayan definido.
- Dedicar los recursos existentes a labores que proporcionen valor para la organización. Dado que la información relativa a trámites es directamente registrada en los sistemas de información por el ciudadano, ya no es necesario que el gestor realice “acciones administrativas” de registro.
- Propiciar el ahorro en costes. Habitualmente, en los procedimientos administrativos existe gran cantidad de requerimientos de información a los ciudadanos o empresas, peticiones de subsanación, etc. En suma, existe un gran intercambio de información que se realiza a través de correo convencional con sus correspondientes acuses de recibo. Implantar un sistema de notificaciones electrónicas, además de acelerar el procedimiento, evita el cuidadoso proceso de control de plazos de los acuses de recibo de las notificaciones, dejando esa tarea a la herramienta informática.
Los beneficios están sobradamente demostrados, pero sobre todo es una cuestión de modernizar y facilitar las relaciones entre los ciudadanos y las Administraciones Públicas, de forma que se actualicen a los tiempos actuales y a los medios tecnológicos disponibles.
La Administración Electrónica en España no es una opción, es una necesidad
La Administración Electrónica en España está teniendo su mayor impulso en los últimos años, motivado, en parte, por un marco legal que ha permitido trasladar al mundo virtual las garantías jurídicas existentes en el mundo real, por la evolución de las tecnologías relacionadas y por el desarrollo de proyectos emblemáticos como el Documento Nacional de Identidad electrónico.
Este cambio se ha visto acentuado por la evolución del marco normativo con nuevos derechos y deberes para las AAPP, los cambios socio económicos y los avances tecnológicos orientados a su gestión, así como la necesaria sostenibilidad en las ciudades y municipios.
Los cambios en la AAPP también estuvieron marcados por la aprobación de dos reglamentos que suponen un cambio de paradigma en la prestación de servicios públicos, así como en el funcionamiento de administración digital. Son las leyes 39 y 40 de 2015, basadas en el procedimiento administrativo común y en el régimen jurídico del Sector Público.
Sin embargo, aunque lo ideal hubiera sido que entraran en vigor en 2018, se aprobó una moratoria en 2020. Esta normativa ha dado un salto a la digitalización de la Administración Pública española.
También destacan leyes en este sentido la Ley 59/2003 de firma electrónica, que establece, entre otros puntos, el concepto de firma electrónica reconocida y la equipara jurídicamente a la firma en papel, dándole así plena validez jurídica para las transacciones electrónicas públicas. y privadas.
Por otro lado, con la Ley Orgánica 15/1999 expone la Protección de Datos de Carácter Personal y su reciente normativa de desarrollo, se establecen las garantías de confidencialidad de los datos aportados por las personas físicas (ciudadanos) en estas transacciones.
Por último, hay que mencionar, y dar un lugar muy destacado, a la reciente Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), más conocida como «Ley de Administración Electrónica» que consagra el concepto de Administración Electrónica en el marco jurídico español y lo eleva a la categoría de derecho para todos los ciudadanos. Es decir, los ciudadanos tienen derecho a acceder electrónicamente a los servicios de la Administración Pública, se convierte en una obligación la prestación de estos derechos y debería ser una realidad universal a partir del 31 de diciembre de 2009.
De las soluciones que se enumeran a continuación, destacamos la facilidad de integración del software, que en el caso de las administraciones públicas locales se observa claramente en la solución de Sede Electrónica y Registro Electrónico, que además de su funcionalidad básica como la Sede Electrónica integra, entre otras, soluciones como el Registro de Entrada/Salida, el Registro Electrónico, la Gestión de Expedientes de Contratación todos estos dando un visto bueno a la administración electrónica y servicios al ciudadano de calidad en España.
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