El talento necesita descansar y desconectar de la rutina diaria para poder estar a pleno rendimiento el resto del año. Las grandes empresas suelen tener bien procedimentados sus procesos, pero siempre existe un componente personal importante, por eso, es fundamental planificar bien nuestro backup durante las vacaciones.

Una correcta transición requiere un esfuerzo por las partes implicadas, pero a la larga, es beneficiosa para todos:

• Para el que se va de vacaciones: Un buen backup evitará llamadas inoportunas ante un imprevisto en busca de información, instrucciones, aclaraciones, etc.
• Para los que se quedan: Lo más probable es que tengan que realizar muchas de las tareas diarias, por lo que deben tener toda la información, conocimiento, acceso a las herramientas, datos de contacto, etc. para poder ejecutarlas y no entrar en pánico.
• Para la empresa: Hoy en día, la producción, los servicios, los procesos internos, etc. no se detienen durante el periodo estival, por lo que es vital la correcta continuidad del negocio

La primera tarea es identificar a la persona (o al grupo de personas) que dejaremos como backup, debiendo conocer, o por lo menos estar familiarizado, con nuestro día a día y nuestras responsabilidades. Deberá cubrir los puntos más críticos de nuestro trabajo durante las vacaciones: entregables, lectura de correos, incidencias, proyectos, etc.

Antes de irnos de vacaciones, deberemos:

• Hacer un listado de los proyectos más importantes, los correos pendientes de responder, los entregables a realizar, las fechas comprometidas, etc. y la situación en la que se quedan
• Cancelar las reuniones programadas durante las vacaciones o por lo menos, avisar de que no podremos asistir
• Incluir a nuestro backup en los últimos correos y reuniones, informándole de los datos de contacto de todos los interlocutores
• Redactar un correo con toda la información pertinente que podría ser de utilidad a los que se quedan (localización de ficheros, instrucciones, calendario, etc.) tanto de las tareas comprometidas como de las posibles cuestiones imprevistas que pudieran ocurrir
• Configurar el correo electrónico con el mensaje de “Fuera de la oficina”, que debe incluir el primer día en el que nos incorporaremos, así como uno o varios correos de contacto de nuestros contactos (es conveniente indicar buzones compartidos por varios usuarios para garantizar la plena disponibilidad)
• Realizar una copia de seguridad de la información crítica para el negocio, tanto de servidores como de nuestro ordenador personal (ficheros, correos, presentaciones, datos, etc.)

Además de realizar estas tareas, es recomendable planificar bien nuestros últimos días de trabajo, priorizando las tareas más importantes que deben quedar solucionadas o que son más complejas de delegar. Hay que evitar acabar las cuestiones pendientes deprisa y corriendo y es preferible delegarlas en nuestro equipo o si no es posible, suspenderlas hasta nuestra vuelta, para evitar dejar regalos envenenados a nuestros compañeros.

Durante las vacaciones también se pueden aplicar las siguientes recomendaciones:

• Elegir un destino tranquilo
• Disfrutar de la familia y de los amigos
• Bajar el ritmo y nivel de estrés, alejándonos de las prisas
• Disfruta de cada momento sin preocuparte del reloj
• Limitar el contacto con el mundo digital
• No estar pendientes del móvil
• Leer y disfrutar de las series y programas que habitualmente no se siguen por falta de tiempo
• Cuidar de la salud: comer sano, pasear y hacer deporte, descansar, etc.
• Intentar volver a la rutina de horarios antes de regresar al trabajo

Tan importante es planificar los días previos a las vacaciones como los días posteriores. Una vez que regresemos, también debemos de seguir los siguientes pasos:

• Bloquear el primer día de vuelta para garantizar la puesta al día y evitar tomar decisiones sin haber procesado toda la información generada durante las vacaciones
• Agendar una reunión con nuestro backup para que nos informe del estado de las tareas delegadas
• Revisar el correo en diagonal marcando las conversaciones de los asuntos más críticos para analizarlas en primer lugar
• Hacer una lista de las tareas a ejecutar según vamos recibiendo información en las reuniones, correos, etc.

Si seguimos estas sencillas recomendaciones, todos saldrán beneficiados y las vacaciones serán más efectivas, tranquilas y efectivas. Recuerda que el talento también tiene derecho a unas vacaciones.